CZ EN

Implementace OVZ v organizaci

Uplatňováním odpovědného veřejného zadávání („OVZ“) v organizaci se při vynakládání veřejných prostředků v rámci zakázek zohledňuje jejich dopad na společnost, (regionální) ekonomiku a životní prostředí. Stručně řečeno jde o snahu získat maximální hodnotu za finanční prostředky vynakládané prostřednictvím realizovaných veřejných zakázek. Jedná se tedy o poměrně široké téma.

Je nutné zdůraznit, že je to zadavatel, kdo si určuje priority a cíle, kterých chce prostřednictvím OVZ dosáhnout, a to podle vlastních strategických záměrů. Pro někoho tak hlavním tématem bude podpora zaměstnanosti nebo důstojných pracovních podmínek, pro jiného zapojení sociálních podniků do veřejných zakázek, etické nakupování či férový přístup v rámci dodavatelského řetězce. Ani implementace OVZ v organizaci proto není jednoduchý, unifikovaný proces, ale bude se lišit dle charakteru zadavatele. V každém případě implementace vyžaduje poměrně propracovaný a zejména dlouhodobý přístup. Nabízíme kroky, které lze při implementaci odpovědného veřejného zadávání v organizaci využít.

Pilotní veřejná zakázka s prvky odpovědného zadávání

Mnohdy nejdůležitější krok je právě ten úplně první – přes všechny obavy a kritické hlasy nový přístup vyzkoušet. Je vhodné začít s pilotní veřejnou zakázkou, na které si zadavatel ověří, že OVZ je nejen legální, ale i funkční cestou. Doporučit lze v této fázi tři kroky:

PILOTNÍ ZAKÁZKA – KROK 1

Určete si téma, které chcete podpořit.

Pro pilotní veřejnou zakázku je vhodné zvolit téma, které konkrétní zadavatel vnímá jako relevantní, důležité pro svou organizaci, téma patřící mezi strategické cíle organizace. Je to téma, které, bude-li veřejnou zakázkou podpořeno, zadavateli přinese přidanou hodnotu. Jinými slovy: výsledky odpovědného zadání pilotní veřejné zakázky, které zadavatel obdrží spolu s jejím primárním plněním, přinesou jeho organizaci nebo adresátům jeho činnosti (například znevýhodněným osobám v jeho městě) užitek a zadavatel tak bude moci ocenit přínos zapojení prvků OVZ. Pro někoho takovým tématem může být zapojení sociálních podniků do plnění veřejné zakázky nákupem jejich občerstvení nebo cateringu, pro jiného dát příležitost osobě jinak znevýhodněné na trhu práce, ať už je to čerstvý absolvent, žena po rodičovské dovolené nebo osoba jinak znevýhodněná, pro dalšího pak nákup výrobků vyráběných v důstojných pracovních podmínkách či výrobků ekologicky šetrných.

PILOTNÍ ZAKÁZKA – KROK 2

Vyberte vhodnou zakázku a začněte v malém.

Z dosavadních zkušeností víme, že pro zadavatele může být složité učinit první krok k odpovědnému zadání veřejné zakázky, protože už v samotném procesu zadávání veřejných zakázek vnímají řadu rizik, a obávají se o to více vnášení jakýchkoli nových postupů a přístupů. Proto doporučujeme tato potenciální vnímaná rizika při prvních krocích eliminovat:

PILOTNÍ ZAKÁZKA – KROK 3

Vyhodnoťte si přínos odpovědného zadání veřejné zakázky.

a)    Je vhodné si vyhodnotit průběh a výsledek odpovědně zadané veřejné zakázky a odpovědět si na otázky, které jsou relevantní právě pro vás.

  1. V obecné rovině to mohou být například tyto otázky:
  1. Ve vztahu ke konkrétním zakázkám to mohou být například tyto otázky:

b)    Dejte o své zkušenosti s odpovědným veřejným zadáváním vědět ostatním zadavatelům a ukažte jim, jakou přidanou hodnotu mohou získat tímto novým přístupem. Můžete využít webové stránky sovz.cz, kde se příklady praxe publikují. Napište o vašich zkušenostech na sovz@mpsv.cz.

c)    O přínosu odpovědně zadané veřejné zakázky by se měli dozvědět i adresáti plnění. Pokud jste např. podpořili zaměstnání dosavadních nezaměstnaných či sociální podnik, nakoupili výrobky pocházející ze spravedlivého obchodu, biopotraviny nebo ekologicky šetrné výrobky, měli by se to dozvědět vaši zaměstnanci nebo ti, kteří byli obdarovaní vašimi odpovědnými propagačními předměty či studenti ve školách, kteří k obědu dostanou biopotraviny.

d)    Můžete se obrátit i na dodavatele, ať už ty, kteří uspěli nebo ty, kteří neuspěli, a získat od nich zpětnou vazbu.

Implementace odpovědného veřejného zadávání v organizaci

Úspěšná implementace odpovědného veřejného zadávání ve vaší organizaci předpokládá systémový a dlouhodobý přístup. Nabízí se stručný checklist kroků a pravidel, které by neměly zůstat bez povšimnutí, pokud má být zvolený postup strategický a dlouhodobý:

KROK 1

a)    Určete si pro vás strategické oblasti, které chcete podpořit

Oblast zájmu by měla reflektovat kompetence, strategické či politické cíle zadavatele a vycházet z jeho potřeb. Jiná tak bude oblast zájmu místní samosprávy a jiná úřadu státní správy. Potřeby samosprávy jsou často spojené s daným územím a tedy regionálního či lokálního charakteru, naopak potřeby úřadu státní správy budou vycházet hlavně z jeho pravomocí a reflektovat tak budou spíše obecnější, často celonárodní cíle a strategické dokumenty (například usnesení vlády ČR č. 531 ze dne 24. 7. 2017 o Pravidlech uplatňování odpovědného přístupu při zadávání veřejných zakázek a nákupech státní správy a samosprávy). Je důležité konkrétně identifikovat prioritní, strategické potřeby zadavatele, tedy širší problém, který hodlá odpovědným zadáváním řešit.

Při identifikaci uvedené oblasti lze využít spolupráci s úřady či jinými organizacemi, např. krajskými pobočkami Úřadu práce a s jejich kontaktními pracovišti ve vztahu k osobám znevýhodněným na trhu práce, středními či vysokými školami ve vztahu k zapojení studentů či absolventů do plnění veřejných zakázek, ale také s neziskovým sektorem, např. ve vztahu k sociálním podnikům. Záleží na kompetencích a zkušenostech zadavatele, koho bude nejvhodnější kontaktovat při určení vhodných oblastí pro odpovědné veřejné zadávání, resp. při implementaci OVZ.

Ze škály problémů, které potřebujete řešit, bude nutné vybrat tu oblast nebo několik oblastí, které pro vás mají největší prioritu. Myslete strategicky a zaměřte se na ty, které budou mít právě pro vaši instituci největší společenský dopad. Budou to ty, které právě vám jako zadavateli přinesou, pokud je odpovědným veřejným zadáváním podpoříte, největší přidanou hodnotu („value for money“).

b)    Do implementace OVZ je zainteresován i vyšší management organizace

Je důležité, aby do implementace bylo ve vhodné fázi zapojeno i vedení organizace, které určuje její koncepční priority, ať již prostřednictvím projednání a schválení strategie OVZ či jiného obdobného materiálu.

KROK 2

Popište příčiny problémů a navrhněte, čeho chcete dosáhnout

a)    Popište příčiny problémů

Pokud jste si identifikovali pro vás strategické oblasti, které hodláte odpovědným veřejným zadáváním podpořit, je vhodné zabývat se hlouběji příčinami problémů v těchto oblastech. Tak se vyhnete tomu, že budete reagovat až na vzniklý problém, aniž byste se snažili odstranit jeho příčiny.

Důležité je proto zejména shromáždit relevantní data, například o skladbě skupiny osob znevýhodněných na trhu práce ve vašem regionu, o příčinách nezaměstnanosti čerstvých absolventů, odlivu mladých, vzdělaných lidí z vašeho regionu a podobně. Může být také dobré zjistit počet a zaměření sociálních podniků, zjistit, jestli a případně jaké mají těžkosti při podávání nabídek nebo proč jsou v zadávacích řízeních neúspěšní. Zejména z pohledu samosprávy může být vhodné získat obdobné informace o malých a středních podnicích,které zpravidla mají (či mohou mít) vliv na místní zaměstnanost a identifikovat jejich přístup k veřejným zakázkám.

b)    Navrhněte, čeho chcete dosáhnout

Zamyslete se strategicky nad tím, čeho chcete odpovědným veřejným zadáváním dosáhnout a stanovte si konkrétní, dosažitelné a nejlépe i měřitelné cíle. Při úvahách o implementaci odpovědného veřejného zadávání ve vaší organizaci nezapomeňte ani na vládní a resortní cíle. Přitom si můžete odpovědět na otázky, které jsou relevantní právě pro vás. V obecné rovině to mohou být například tyto otázky:

Dobrý cíl je takový, který vás správně nasměruje (viz Krok 1), a který vás zároveň dostatečně motivuje (je dostatečně ambiciózní). Bez jasně stanoveného cíle mívá snaha zavést v organizaci změny tendenci vyprchat do prázdna nebo se vytratit v důsledku personálních změn v organizaci.

KROK 3

Zaveďte odpovědné veřejné zadávání systematicky

Už znáte strategické potřeby vaší organizace (regionu), včetně příčin možných slabých stránek, určili jste si oblasti, které chcete odpovědným veřejným zadáváním podpořit, a cíl, kterého chcete dosáhnout. Nyní je potřeba tyto informace a cíl systémově promítnout do chodu vaší organizace. Odpovědné veřejné zadávání totiž musí být integrální součástí procesu zadávání veřejných zakázek v organizaci, nejlépe součástí vnitřní strategie a vnitřních předpisů. Sice platí, že ne každá zakázka je relevantní z hlediska uplatnění společenských/sociálních či environmentálních požadavků, u každé zakázky je však možné její společenské či ekologické dopady zvážit a vyhodnotit. OVZ by tak nemělo být využito „náhodně“, např. když se některá zakázka na první pohled jeví jako vhodná, ale systémově. Tím bude řešeno i riziko personální fluktuace.

Začít je vhodné tím, že zpracujete komplexní strategický dokument a v něm co nejkonkrétněji pojmenujete oblasti, které chcete prostřednictvím OVZ podpořit, včetně popisu příčin problémů v těchto oblastech. Komplexní strategický dokument by měl být ve vaší organizaci odsouhlasen nejlépe na nejvyšší úrovni a promítnut do souvisejících vnitřních předpisů, pokud se jimi chod vaší organizace řídí. Měl by být podrobně komunikován vašim zaměstnancům, zejména administrátorům veřejných zakázek. Je vhodné administrátory v OVZ vyškolit a případně jim poskytnout rozpracované interní pokyny, včetně příkladů vhodných formulací pro využití v zadávacích řízeních.

Motivujte své zaměstnance k odpovědnému veřejnému zadávání.

Vedle toho je důležité stanovit odpovědnosti za implementaci a plnění cílů OVZ, a to včetně promyšlení evaluačních nástrojů, tj. určit si, jak v určitém období vyhodnotit, zda byl daný cíl naplněn (viz Krok 5).

KROK 4

Objevte příležitost v konkrétní zakázce

Ne každá veřejná zakázka poskytne tolik možností pro odpovědné veřejné zadávání, kolik byste si přáli. Klíčové je proto umět rozpoznat příležitost, když se objeví. Každopádně k odpovědnému vydávání veřejných peněz nejsou nutně potřeba rozsáhlá zadávací řízení. Je ale vždy potřeba vhodně propojit možnosti konkrétní veřejné zakázky s podporovanou oblastí. Například zaměstnanost osob znevýhodněných na trhu práce nebo stáže studentů je možné lépe podpořit v rámci veřejných zakázek, jejichž plnění probíhá po delší dobu.  Možné předměty plnění veřejných zakázek s provázáním na témata OVZ, která u nich lze již vyzkoušeným způsobem uplatnit najdete zde. Dále je vždy třeba si v každém jednotlivém případě určit priority. Pokud totiž budete chtít jednou veřejnou zakázkou podpořit příliš mnoho cílů najednou, nakonec možná zbytečně zkomplikujete celý proces a nepodpoříte tak žádný z nich.

První změny můžete nastartovat už tím, když se zaměříte na chod vlastního úřadu či organizace, ve které pravděpodobně běžně dochází k nákupu občerstvení, kancelářských potřeb a papíru, nábytku či propagačních předmětů. Věnujte proto zvýšenou pozornost přípravě veřejných zakázek, abyste v každé zakázce, ve které je to možné, zohlednili nejvhodnější hlediska, která jste si určili ve vaší strategii.

Začněte v malém a postupně praxi rozšiřujte.

KROK 5

Evaluace a sdílení dobrých praxí

Evaluace

Ve strategii odpovědného veřejného zadávání nezapomeňte na nastavení hodnocení. Hodnoťte

a)    každou jednotlivou zakázku a

b)    pravidelně (např. jednou ročně) naplňování vaší strategie OVZ.

Ad a)   Při hodnocení průběhu a výsledku vybrané veřejné zakázky byste si měli odpovědět na otázky, které jsou relevantní právě pro vás. Pravidelným hodnocením veřejných zakázek můžete zlepšit ty budoucí.

V obecné rovině mohou být kladeny například tyto otázky:

Ve vztahu ke konkrétním zakázkám to mohou být například tyto otázky:

Ad b)   Vyhodnocujte si v pravidelných intervalech, jak se vám daří naplňování vaší strategie odpovědného veřejného zadávání.

Zejména si vyhodnocujte:

Sdílení dobrých praxí

Vaše zkušenosti s odpovědným veřejným zadáváním jsou velmi cenné pro ostatní zadavatele, kteří o tomto přístupu uvažují. Dejte o své zkušenosti vědět ostatním zadavatelům a ukažte jim, jakou přidanou hodnotu mohou získat tímto novým přístupem.

O přínosu odpovědného veřejného zadávání by se měli dozvědět i adresáti plnění. Pokud jste např. podpořili zaměstnání dosavadních nezaměstnaných či sociální podnik, nakoupili výrobky pocházející ze spravedlivého obchodu, biopotraviny nebo ekologicky šetrné výrobky, měli by se to dozvědět vaši zaměstnanci nebo ti, kteří byli obdarovaní vašimi odpovědnými propagačními předměty či studenti ve školách, kteří k obědu dostanou biopotraviny.

Můžete se obrátit i na dodavatele, ať už ty, kteří uspěli nebo ty, kteří neuspěli, a získat od nich zpětnou vazbu.

Přínosná je i kombinace evaluace a sdílení, resp. PR výsledků odpovědného veřejného zadávání. I veřejnost by se tak měla dozvídat, že díky odpovědnému přístupu k veřejným zakázkám došlo např. k vytvoření určitého počtu pracovních míst pro nezaměstnané osoby nebo k ušetření určitého množství tun vypouštěných emisí či snížení ekologické zátěže, která může mít vliv na nemocnost nebo kvalitu života v regionu apod. Odpovědné zadávání zakázek se tak pozitivně odrazí nejen v každodenním životě daného regionu, ale také v PR zadavatele.

Můžete dát vědět i nám na: sovz@mpsv.cz, jaká veřejná zakázka s prvky OVZ se Vám povedla zrealizovat a čeho jste jejím prostřednictví dosáhli. Rádi budeme prostřednictvím webových stránek www.sovz.cz sdílet s ostatními zadavateli vaši zkušenost a dobrou praxi.

Pokud potřebujete podporu při přípravě (nejen) pilotní veřejné zakázky s prvky odpovědného veřejného zadávání nebo strategického dokumentu, kterým zavedete odpovědné veřejné zadávání ve vaší instituci, anebo školení OVZ pro vaše zaměstnance, můžete nás kontaktovat.

Příklady dobré praxe

Rekonstrukce Studentského náměstí (Město Kadaň)

  • Zadavatel: Město Kadaň
  • Název VZ: Kadaň, Studentské náměstí
  • Širší společenské zájmy: Požadavek zadavatele na zaměstnávání nezaměstnaných absolventů škol
  • Hodnocení: Aspekty odpovědného zadávání nebyly předmětem hodnocení
  • Předpokládaná hodnota VZ: 28 000 000 Kč bez DPH
  • Právní předpis: Dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (ZVZ)

Dodávka a montáž interiéru Děkanátu PřF MU (Masarykova univerzita Brno)

  • Zadavatel: Masarykova univerzita Brno
  • Název VZ: Dodávka a montáž interiéru Děkanátu PřF MU
  • Širší společenské zájmy: Ekologicky šetrné plnění
  • Hodnocení: Technická specifikace díla byla stanovena jako minimální standard. Nadto byla hodnocena technická úroveň (použití kvalitnějších materiálů) – váha 80 % a nabídková cena – váha 20 %.
  • Předpokládaná hodnota VZ: 635 000 Kč bez DPH
  • Právní předpis: Dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ)

Související předměty

Kontakty

Nenašli jste, co jste hledali? Potřebujete další informace nebo si s něčím nevíte rady? Neváhejte nás kontaktovat, rádi Vám pomůžeme.