CZ EN

Komunikace s dodavateli

Komunikace mezi zadavateli a dodavateli při zadávání veřejných zakázek může být v některých případech klíčem k úspěšnému vysoutěžení veřejné zakázky. Je to velmi efektivní nástroj v rukou zadavatele. Zadavatel však nemůže komunikovat dle své libovůle, naopak, svému jednání musí věnovat náležitou pozornost, komunikovat otevřeně a dostatečně transparentně a postupovat vždy v rozsahu a takovým způsobem, který je umožněn zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále též jen „ZZVZ“), (dále také jako „vhodná komunikace“).

Potřeba vhodné komunikace nabývá na důležitosti také v případech, kdy zadavatelé v rámci svého strategického přístupu k veřejným zakázkám využívají konceptu tzv. odpovědného veřejného zadávání (dále také jako „OVZ“) a v rámci své snahy poptat zboží, služby nebo stavební práce, prosazují i své další priority například v oblasti sociální politiky, zaměstnanosti, rozvoje místní ekonomiky nebo životního prostředí. Zadavatelé při komunikaci (jednání) mohou zjistit reakci trhu a jeho možnosti. Dodavatelé mohou zadavatelům pomoci nalézt užitečné nastavení aspektů OVZ, kterými lze při plnění veřejné zakázky přispět společnosti či životnímu prostředí. Cílem je přitom najít efektivní nastavení (specifikace předmětu plnění a smluvních a obchodních podmínek) odpovídající požadavkům zadavatele i reálným možnostem dodavatelů.

I oblast odpovědného zadávání by měla být předmětem soutěže a konkurence, aby došlo k maximalizaci přínosů pro zadavatele a společnost. Heslo „value for money“, tj. získání maximální hodnoty za vynaložené prostředky, platí i zde.

 

Proč podporovat komunikaci mezi zadavateli a dodavateli

Důležitost komunikace zadavatele s dodavateli si uvědomují i v zahraničí, odkud do České republiky například pronikly níže představené Meet the Buyer akce. Zajímavé prezentace k české i zahraniční praxi při komunikaci zadavatelů s dodavateli prezentované na mezinárodním odborném semináři spolupořádaném Ministerstvem práce a sociální věcí a Ministerstvem zemědělství pak naleznete na tomto odkazu.

 

Přehled některých možností zadavatele

Možnosti všeobecné, kdy zadavatel jedná průběžně s celým potencionálním dodavatelským řetězcem bez vazby na konkrétní veřejnou zakázku:

Poznejte svého zadavatele (tzv. Meet the buyer).  Meet the buyer je poměrně nový způsob komunikace, který v České republice zatím využívá pouze malý počet zadavatelů. V zahraničí, kde si přínosů tohoto způsobu komunikace všimli zadavatelé dříve, jde o poměrně častou metodu, jak zadavatelé seznamují dodavatele se svými záměry a prioritami. Z pohledu odpovědného veřejného zadávání tímto způsobem může zadavatel vysvětlit, jaké problémy identifikoval ve společenské či environmentální oblasti (například ve městě je vysoká nezaměstnanost osob starších 55 let) a jak jejich řešení plánuje v rámci veřejného zadávání podpořit (například tak, že bude u vhodných zakázek hodnotit, kolik osob z řad dlouhodobě nezaměstnaných a starších 55 let bylo na plnění veřejné zakázky přijato do pracovního poměru u dodavatele). Dodavatel se pak totiž může připravit podle konkrétních preferencí zadavatele. Ten se může dlouhodobě zaměřovat například na podporu zaměstnanosti, na podporu praktické přípravy studentů a absolventů nebo pro něj může být nejdůležitější využívání ekologicky šetrných řešení. Taková akce přitom nemusí být nutně organizována samotnými zadavateli. Organizátorem může být i profesní organizace nebo obchodní komory. Více o těchto akcích v zahraničí.

Druhově obdobnou akci v Čechách pořádá například Povodí Vltavy, s.p. – Představení plánu veřejných zakázek, jakož i někteří další zadavatelé. V české praxi se jedná o setkání s dodavateli, během kterého zadavatel přednese plán veřejných zakázek, jejichž zadávací řízení má v úmyslu zahájit v konkrétním kalendářním roce. Cílem této činnosti je kromě maximální transparentnosti vůči dodavatelům i snaha zadavatelů, aby si dodavatelé rezervovali kapacity pro jimi vybrané veřejné zakázky a zadavatel tak obdržel v zadávacím řízení nabídky. Kromě samotného představení plánu však zadavatelé využívají tyto akce i k dalším sdělením vůči dodavatelům (například rady a tipy k jednoduššímu podávání nabídek nebo nástroje využívané v rámci příležitostí odpověděného veřejného zadávání). Na tuto akci je potřebné se předem hlásit. Cílem takové přihlášky však není selekce dodavatelů, ale zajištění dostatečných kapacit pro konání akce. Z toho důvodu je předmětná přihláška také velmi jednoduchá.

I přes dosud malý počet zadavatelů využívající tento nástroj není Povodí Vltavy, s.p. jediné. Jak se můžete dozvědět z našeho článku, své zkušenosti s tímto typem akcí má i Masarykova univerzita, Jihomoravský kraj nebo město Příbram.

Možnosti zadavatele seznámit dodavatele se svým záměrem a získat reakci trhu před zahájením zadávacího řízení:

Možnosti podporující větší účast dodavatelů v soutěži:

Zadávací řízení umožňující jednání s dodavateli ze své podstaty:

 

 

Komunikace v zadávacím řízení:

Na některé aspekty komunikace mezi zadavateli a dodavateli v zadávacím řízení (a při zvláštních postupech podle části šesté ZZVZ) pamatuje zákon explicitně v ustanovení § 211 zákona. ZZVZ požaduje komunikaci písemnou formou, a není-li zákonem vyloučeno, lze využít i méně formální komunikaci ústní. Klíčovou podmínkou tohoto postupu je dostatečné zajištění zdokumentování takové komunikace. Transparentnost postupu zadavatele lze zajistit například prostřednictvím zápisů, zvukových nahrávek nebo souhrnů hlavních prvků komunikace.
Cílem vhodné komunikace není připravit korupční prostředí nebo zvýhodnit či poškodit dodavatele. S ohledem na individuální okolnosti a charakter zakázky se může vhodný postup zadavatele lišit, ale obecně lze doporučit v souladu s § 6 ZZVZ:

Příklady dobré praxe

Budování škol pro budoucnost (Londýnská městská část Islington, Velká Británie)

  • Zadavatel: Londýnská městská část Islington, Velká Británie
  • Název VZ: Budování škol pro budoucnost
  • Širší společenské zájmy: Požadavek zadavatele na zaměstnání dlouhodobě nezaměstnaných osob a zvýšení kvalifikace pracovníků, podílejících se na realizaci zakázky
  • Hodnocení: Předmětem hodnocení byl návrh řešení uchazečů pro maximální sociální prospěch zakázky
  • Předpokládaná hodnota VZ: 140 mil. liber
  • Druh zadávacího řízení: Soutěžní dialog

Opravy reagující na potřeby bytového fondu (Croydon Council, Velká Británie)

  • Zadavatel: Croydon Council (městský obvod Londýn)
  • Název VZ: Opravy reagující na potřeby bytového fondu
  • Širší společenské zájmy: Podpora zaměstnanosti a dovedností, podpora místní ekonomiky, zapojení místní komunity.
  • Hodnocení: Aspekty odpovědného zadávání byly předmětem hodnocení.
  • Předpokládaná hodnota VZ: 180 mil. liber
  • Druh zadávacího řízení: Soutěžní dialog

Dodávky potravinové a materiální pomoci hrazené z Fondu evropské pomoci nejchudším osobám – II., část 4: Textil (MPSV)

  • Zadavatel: Česká republika – Ministerstvo práce a sociálních věcí
  • Název VZ: Dodávky potravinové a materiální pomoci hrazené z Fondu evropské pomoci nejchudším osobám – II., část 4: Textil
  • Širší společenské zájmy: Požadavek na etickou výrobu textilu
  • Hodnocení: Aspekty odpovědného zadávání nebyly předmětem hodnocení
  • Předpokládaná hodnota VZ: část 4: 14 000 000 Kč bez DPH
  • Druh zadávacího řízení: Otevřené řízení - nadlimitní režim
  • Právní předpis: Zadávací řízení bylo zahájeno dle zákona č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek, před vyhlášením VZ byly provedeny předběžné tržní konzultace

Komunikace s potenciálními dodavateli veřejných zakázek – představení plánu veřejných zakázek (Povodí Vltavy)

  • Zadavatel: Povodí Vltavy, státní podnik
  • Název VZ: Představení plánovaných veřejných zakázek
  • Širší společenské zájmy: Podpora dodavatelů v účasti v zadávacích řízeních. Stimulace vyšší konkurence mezi dodavateli. Seznámení se sociálně odpovědným přístupem k zadávání veřejných zakázek.

Úklid – komunikace s dodavateli jako cesta ke kvalitnějšímu zadání zakázky (Česká televize)

  • Zadavatel: Česká televize
  • Název VZ: Úklidové služby pro Českou televizi
  • Širší společenské zájmy: Požadavek zadavatele na důstojné podmínky pracovníků (cílem zakázky bylo vybrat dodavatele se stabilními týmy spokojených zaměstnanců). Požadavek na využívání ekologicky šetrných prostředků s certifikací (resp. ochrannou známkou).
  • Hodnocení: Aspekty odpovědného zadávání byly zahrnuty do hodnocení. Kritérium kvality projektu úklidových služeb mělo váhu 45 % a zahrnovalo dílčí kritéria, která souvisela s nízkou fluktuací zaměstnanců a jejich vzdělávání v oblasti BOZP, zásad a postupů úklidu, úklidových prostředků a zařízení.
  • Předpokládaná hodnota VZ: 67 005 443,24 Kč včetně DPH
  • Druh zadávacího řízení: Nadlimitní
  • Právní předpis: dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění (ZZVZ)

Důležitá judikatura, odborná stanoviska, metodiky a další zdroje

Tým SOVZ k tématu publikoval následující články:

Související předměty

Kontakty

Nenašli jste, co jste hledali? Potřebujete další informace nebo si s něčím nevíte rady? Neváhejte nás kontaktovat, rádi Vám pomůžeme.