Participace a komunikace s cílovou skupinou

Participace cílových skupin

Příprava projektové dokumentace, urbanisticko-architektonické studie, zpracování strategických, finančních a komunitních dokumentů, či při pořizování komodit přímo využívaných cílovými skupinami, je ideální příležitostí k participaci koncových uživatelů. Participativní proces si vyžaduje důsledný a odborný přístup, proto je nezbytné, aby zadavatele tímto procesem provedl expert s potřebnou kvalifikací, ideálně i s facilitační zručností. Pokud zadavatel nemá v týmu experta na participaci, může využít externí zdroje.

Prvním krokem na straně zadavatele by mělo být stanovení si cílů a okruhů participace, od kterých závisí požadavky na zajištění i samotný participační proces. Třeba si však uvědomit, že se jedná spíš o spolupráci, či partnerství mezi dodavatelem a týmem zadavatele. Od zadavatele se očekává aktivní zapojení do realizace procesu, proto je důležité:

• zajištění personální kapacity na straně zadavatele
• stanovení si cílů, co chce zadavatel participací získat a na co budou získané podněty využity
• vytýčení si okruhů/témat, k čemu přesně se má cílová skupina vyjádřit (např. bezpečnost, hluk, doprava, zeleň) a co už není v jejich možnostech (např. technické předpisy, rozsah plnění, politické rozhodnutí)

Existuje řada předmětů plnění, kde lze začlenit participaci. Může být součástí zadání na zpracování projektové dokumentace jako podklad pro zpracování dokumentace v souladu s potřebami cílových skupin, dále jako podklad pro vypracování urbanisticko-architektonické soutěže, či zajištění zpracování různých strategických dokumentů anebo při pořizování komodit, které budou využívány přímo cílovou skupinou. Aktivní zapojení zadavatele, či už v rámci předpřípravní fáze definováním cílů a témat anebo v souvislosti s poskytnutím strategických podkladů a dokumentů potřebných ke zpracování studie (územní plán, parkovací politika apod.) je nezbytné. Rovněž je důležité aktivní zapojení zadavatele i v rámci průběžného sdílení postupů a dalších nezbytných informací od dodavatele pro zajištění udržitelnosti participativních procesů po skončení plnění veřejné zakázky (vytvoření sítě, navazující, příp. další projednávání atd.).

Při přípravě veřejné zakázky neexistuje žádný univerzálně použitelný model zapojení veřejnosti a požadavky se liší s ohledem na předmět veřejné zakázky, proto je nutné níže zpracované návrhy přizpůsobit konkrétnímu zadání. Jiné požadavky bude mít zadavatel při revitalizaci sídliště a jiné při vypracování strategického dokumentu. Obecně lze požadovat:

• příprava a realizace participativního procesu (design procesu)

• zajištění moderování, facilitace a deliberace prezenčních a online participativních setkání s cílovými a zainteresovanými skupinami, včetně technického zajištění těchto setkání (může být ve spolupráci se zadavatelem)
• průběžné sdílení informací se zadavatelem s cílem zajištění udržitelnosti a ověřitelnosti zpracovávaných výstupů, a to zejména za účelem jejich využití pro případné navazující další participativní procesy apod.
• vypracování závěrečné zprávy o průběhu participace
• zpracování výstupů, poznatků a závěru do „dokumentu dle zadání zadavatele“ (např. analytické a návrhové části strategického plánu, podkladu pro vypracování projektové dokumentace).

Způsob hodnocení

Zadavatel může zvolit multikriteriální hodnocení a hodnotit i kvalitu realizačního týmu, či návrh způsobu plnění veřejné zakázky (podrobný popis participativního procesu a navazujících činností). V případě realizačního týmu jde o hodnocení nad rámec stanovených minimálních požadavků jako jsou pracovní zkušenosti, či dosažené vzdělání. Může se jednat o hodnocení každého realizovaného projektu vedoucím realizačního týmu v obdobném předmětu plnění, včetně zvýhodnění projektu realizovaného v zahraničí (pokud to je relevantní k povaze a předmětu zakázky), či stupeň dosaženého vzdělání vedoucího realizačního týmu v relevantním studijním oboru atd.

V případě hodnocení kvality návrhu způsobu plnění zakázky lze hodnotit kvalitu a komplexnost zpracování (především konkrétní návrh podoby participace, facilitace a deliberace), popis vhodných metod zapojení cílových a zainteresovaných skupin, technické řešení, průběh a popis zpracování očekáváním výstupů. Podrobně popsaný možný způsob hodnocení naleznete zde („Jak na participaci ve veřejné zakázce“).

 Ministerstvo životního prostředí ve své zakázce na Zajištění participace a facilitace při realizaci projektu Mechanismy prosazování udržitelného rozvoje ve státní správě hodnotilo i stupeň a obor dosaženého vzdělání vedoucího realizačního týmu, a to v relevantním studijním oboru týmu, který zadavatel shledává jako relevantní k plnění předmětu veřejné zakázky. Je na zvážení zadavatele, zda chce i toto kritérium použít.

Příklady participativních procesů

Příklad MČ Praha 12 „Otevřené zahrady Uhříněves – zajištění participace a zpracování PD“ ukazuje způsob, jak zpracovat projektovou dokumentaci se zajištěním participace. Dokumentace vychází ze studie, která byla řešena metodou sdíleného navrhování veřejných prostor tzv. Codesign. Účelem projektové dokumentace je navázat na stávající studii a ve třech etapách dopracovat přeměnu zahrádkářské kolonie v souladu s potřebami uživatelů.

Příkladem může být MČ Praha 6, která před samotným zahájením architektonické soutěže na rekonstrukci Polikliniky pod Marjánkou zjišťovala názor zdravotnického personálu a veřejnosti. Cílem bylo získat informace, s čím jsou návštěvníci polikliniky spokojeni, jaké dosavadní služby by chtěli rozšířit a co je potřebné doplnit. V případě zdravotnického personálu bylo cílem získat informace o potřebách poskytovatelů zdravotnických a dalších služeb. Výstupy tohoto procesu poslouží radnici jako datové podklady k vyhlášení architektonické soutěže. Do ankety se zapojilo 385 respondentů z řad široké veřejnosti a do souběžné ankety pro lékaře se zapojila téměř polovina oslovených lékařů. Výsledky ankety naleznete zde.

Z příkladu Prahy 6 vyplývá, že cílových skupin z hlediska komunikace může být několik, proto je důležité si určit, zda postupovat z pohledu územního, tematického/odborného, komunitního apod., nebo jejich kombinace. S každou cílovou skupinou je potřebné nastavit osobitou komunikaci, specificky se znevýhodněnými skupinami (pomoct mohou zájmové skupiny, či jiné společenství a organizace zastřešující cílové skupiny). Rovněž výstupy participace budou různé, jinak dané místo využívají návštěvníci polikliniky, jinak zdravotnický personál a z jiného uhlu pohledu na dané místo nahlížejí obyvatelé přilehlých částí (např. problematika parkování, bezpečný přechod dětí a seniorů).

Participativní zapojení může být přínosné i při rekonstrukci školy a okolního prostředí. Každá cílová skupina složená ze žáků, rodičů, či návštěvníků sportovních prvků v areálu školy, bude nahlížet na daný prostor jinak a bude mít jiné potřeby s ohledem na druh užívání a časové využití.

I při nakládání s odpady lze zapojovat veřejnost. Slovenské město Partizánske realizovalo dvouletý projekt participace v rámci přípravy strategického dokumentu „Stratégia nakladania s komunálnymi odpadmi v meste Partizánske“. Aktivity zahrnovali analýzu současného stavu odpadového hospodářství, 14 setkání s veřejností a zainteresovanými skupinami, vytvoření pracovní skupiny k přípravě strategie, vypracování strategického dokumentu a informačně-propagační kampaň.

Inspirativním příkladem participace zaměstnanců či interních uživatelů předmětu plnění zakázky je zakázka na pořízení nábytku organizací Public Health Wales, či Evropského parlamentu. U obou příkladů došlo před samotným zahájením zadávacího řízení k zjišťování potřeb konečných uživatelů.

Nezávislé externí monitorování

Zadavatel se dále může zapojit do iniciativy Transparency International ČR Pakty integrity, která spočívá v zapojení externího nezávislého monitora do zadávacího řízení. Jde o nástroj veřejné kontroly a prevence korupce, který se v Evropě používá stále častěji a několik příkladů je již v ČR.

Zapojení zadavatele do Paktu integrity je na úrovni konkrétní veřejné zakázky, příklady z praxe ukazují vhodnost využití tohoto monitorovacího nástroje při investičních akcích. Podstatou je aktivní sdílení požadovaných informací, jako je seznam fyzických i právnických osob, které se podíleli na přípravě zadávací dokumentace, zadávacím řízení, a na realizaci veřejné zakázky na straně zadavatele i dodavatele. Dále seznam členů hodnotící komise a jejich zprávy a zápisy z jednání komise, veškerou dokumentaci k veřejné zakázce, ale např. i plánované a skutečné výdaje sloužící k zajištění poradců/expertů nebo jiných osob podílejících se na přípravě a realizaci zadávacího řízení a plnění veřejné zakázky, či korespondenci s účastníky zadávacího řízení.

Pakty integrity tvoří nedílnou součást zadávací dokumentace a účastníci zadávacího řízení se formou čestného prohlášení zavazují k účasti v případě, že se stanou vybraným dodavatelem. Vybraný dodavatel v průběhu plnění poskytuje seznam externích poskytovatelů služeb, které využil při přípravě nabídky a účastí v zadávacím řízení a případně v jiných řízeních souvisejících se zadávacím řízením a s realizací veřejné zakázky. Dodavatel dále určuje kontaktní osobu, která bude s nezávislým monitorem jednat.  Úkolem nezávislého monitora je i připravuje dílčí zprávy o průběhu zadávacího řízení a realizace veřejné zakázky, rovněž i závěreční zprávu, které zveřejnuje na svých webových stránkách.

Příklady Paktů integrity:

• Institut klinické a experimentální medicíny: IKEM Praha – rozšíření energocentra, IKEM Praha – Výstavba budov G1 a G2 k rozšíření kapacit
• Akademie věd ČR, Fyziologický ústav: Stavební a technologické úpravy ve zvěřincích Fyziologického ústavu AV ČR a Mikrobiologického ústavu AV ČR – Rekonstrukce současných zvěřinců v budově G, Technologické vybavení zvěřince Fyziologického ústavu AV ČR – Rekonstrukce současných zvěřinců v budově G
• Fakultní nemocnice Hradec Králové: FN HRADEC KRÁLOVÉ – MODERNIZACE CHIRURGICKÝCH OBORŮ

Ze zkušenosti zahraničních kanceláří Transparency International vyplývá, že strategie zadávání veřejných zakázek založené na otevřenosti, participaci veřejnosti a zapojení externího monitorování mohou snížit pravděpodobnost výskytu korupce a podvodů při zadávání veřejných zakázek. Zkušenosti v České republice jsou obdobné.

Platí také, že pokud je do veřejné zakázky zapojen externí nezávislý subjekt požívající důvěru, lze veřejnosti celý proces zadání a realizace veřejné zakázky lépe vysvětlit a zároveň zvýšit jeho důvěru. Zapojení externí monitorovacího subjektu do jisté míry může také zvyšovat odpovědnost zástupců zadavatele, kteří se zároveň mohou na monitora obrátit s žádostmi o konzultace.