Úklidové služby

S potřebou soutěžit úklidové služby se setkává většina zadavatelů, a to především ministerstva, magistráty, městské a obecní úřady, zdravotnická zařízení a v neposlední řadě i velké podniky. V oblasti veřejných zakázek na úklid lze podpořit celou řadu širších společenských zájmů:

1. lze se věnovat problematice důstojných pracovních podmínek a bezpečnosti práce, tedy dodržování veškerých právních předpisů vůči všem osobám, které se na plnění zakázky podílejí, a bez ohledu na to, zda budou činnosti prováděny dodavatelem či jeho poddodavateli. Zejména by se pozornost měla zaměřit na dodržování předpisů pracovněprávních (odměňování, pracovní doba, doba odpočinku mezi směnami, placené přesčasy), jakož i předpisů týkajících se oblasti zaměstnanosti, tj. zejména zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti. Dále je vhodné klást důraz také na to, zda jsou všechny osoby, které se na plnění zakázky podílejí vedeny v příslušných registrech, jako například v registru pojištěnců ČSSZ, a v relevantních případech, zda mají příslušná povolení k pobytu v ČR. V neposlední řadě by se pozornost měla věnovat i kontrole, zda jsou všechny osoby, které se na plnění zakázky podílejí, proškoleny z problematiky BOZP a jsou vybaveny osobními ochrannými pracovními prostředky dle účinné právní úpravy. (S nastaveným požadavkem je pak opět nutno v zadávacích podmínkách propojit další souvislosti – zejména kontrolní a sankční mechanismus ve smlouvě.)
2. upřednostňovat ekologicky šetrné varianty úklidu, tedy požadavky na ekologicky šetrné postupy při úklidu a ekologicky šetrné a zdravotně nezávadné čistící přípravky, úklidové prostředky a spotřební materiál a uplatňování postupů a organizace práce v úklidu, které jsou šetrnější k životnímu prostředí, včetně řádného třídění odpadu, vzniklého z poskytované služby po celou dobu plnění veřejné zakázky. Ministerstvo životního prostředí v rámci své Metodiky pro environmentálně odpovědný přístup při zadávání veřejných zakázek a nákupech státní správy a samosprávy vydalo list č. 7 – čisticí prostředky a úklidové služby. Snížení dopadů úklidových služeb na životní prostředí (i bezprostřední pracovní okolí) lze i zařazením Definice ekologického úklidu do zadávacích a smluvních podmínek. Zadavatel může také pro vybrané kategorie produktů (např. na čištění pevných povrchů, prostředky pro mytí nádobí, prací prostředky nebo papírenské zboží aj.) nebo pro úklidovou službu jako celek požadovat certifikaci evropskou ekoznačkou EU Ecolabel nebo národní ekoznačkou Ekologicky šetrný výrobek, nebo jinou národní ekoznačkou či rovnocenný štítek. Inspirovat se můžete i v přístupu MPSV, které klade v zakázkách na úklid důraz na naplnění již uvedené definice ekologického úklidu a požadavky na používaní produktů s ekoznačkou nebo přístupem MŽP, které požadovalo zařazení vybraného dodavatele na úklidové služby do systému environmentálního řízení.
3. Úklid je často doménou firem, které zaměstnávají osoby se zdravotním postižením, případně sociálních podniků. Také skýtá prostor pro využití podmínky zaměstnat určité procento osob z řad dlouhodobě nezaměstnaných. Podpora zaměstnanosti osob znevýhodněných na trhu práce je ideální a vhodná příležitost OVZ. Současně se však jedná o příležitost, která nyní v tomto oboru nevyžaduje přehnanou podporu ze strany zadavatelů, neboť zaměstnávání osob z cílových skupin znevýhodněných na trhu práce již běžně funguje. Doporučení tedy je – s příležitostí OVZ „podpora zaměstnanosti“ v této oblasti při zadávání veřejné zakázky pracovat jako s běžnou součástí, a to např. použitím jednoduchého požadavku ve znění: „zadavatel požaduje, aby do zakázky byly zapojeny osoby se zdravotním postižením ve smyslu § 67 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti“. (S tímto požadavkem pak nutno v zadávacích podmínkách nastavit další souvislosti – prohlášení dodavatele o počtu osob se zdravotním postižením, které zapojí do plnění; doklady konkrétních osob potvrzující, že se jedná o osobu se zdravotním postižením; možnosti kontroly ve smlouvě; sankce pro neplnění tvrzeného). Bude-li zadavatel požadovat konkrétní počet osob se zdravotním postižením, je třeba nastavit požadavek přiměřeně tak, aby dodavatelé byli schopni požadavku vyhovět, aniž by byli nuceni obsazovat pozice osobami, jejichž zdravotní postižení není kompatibilní s výkonem příslušné činnosti.
4. V případě centralizovaného zadávání je poté nutné brát v úvahu možnosti dodavatelského řetězce, tj. zvažovat, kdy je vhodné upřednostnit velké dodávky s předpokládaným agregačním efektem. Jindy může být efektivnější podpořit v účasti malé a střední podniky (sociální podniky, firmy zaměstnávající osoby se zdravotním postižením apod.) a zvažovat spíše hledisko zaměstnanosti v daném regionu. Zapojení malých a středních podniků lze podpořit rozdělením veřejné zakázky na části např. dle lokace. To umožní účast více dodavatelů, a to včetně malých a středních podniků. Tento postup se s velkou pravděpodobností ve výsledku projeví i v úspoře nákladů, a to při zachování úrovně a četnosti požadovaných úklidových služeb. Důležité je nezapomenout přiměřeně upravit požadavky na kvalifikaci či jiné požadavky, aby neomezovaly účast malých a středních podniků. Tímto způsobem úspěšně zadal Dopravní podnik hl. m. Prahy, akciová společnost veřejnou zakázku na úklidové služby areálů a dopravních prostředků.
5.  Metodu BEST VALUE APPROACH, která podporuje principy odpovědného zadávaní  s důrazem na získaní nejlepší hodnoty za peníze, staví na dobré komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem a kvalitě poskytovaných služeb dodavatele je možné použit i v zakázce na nákup úklidových služeb.

Vždy je nutné zvážit, které hledisko je pro danou veřejnou zakázku efektivní. Pro dosažení maximální efektivity ve volbě a nastavení jednotlivých nástrojů odpovědného veřejného zadávání je ideální, pracují-li v součinnosti osoby ze zakázkového oddělení a osoby odpovídající u zadavatele za věcnou stránku věci, včetně následné správy uzavřené smlouvy (Tito lidé jsou totiž v přímém kontaktu s výkonem předmětné služby, a tudíž znají nejlépe potenciálně problémová místa).

V zadávacím řízení:

V praxi se širší společenské zájmy v zadávacím řízení nejčastěji podporují formou kombinace zadávací podmínky (tzv. „zvláštní podmínky plnění“ v zadávací dokumentaci ve smyslu § 37 odst. 1 písm. d) zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“) a obchodní podmínky ve smlouvě, přičemž nedodržení takového smluvního ujednání při plnění veřejné zakázky je sankcionováno smluvní pokutou nebo odstoupením zadavatele od smlouvy.

Vzorové textace z realizovaných zadávacích řízení jsou uvedeny níže na stránce, v sekci “Důležitá judikatura, odborná stanoviska, metodiky a další zdroje”.

V některých případech je však vhodnější zařadit podporu širších společenských zájmů do multikriteriálního hodnocení, tedy míru nebo způsob naplnění ponechat na rozmyslu a možnostech dodavatele, a toto následně hodnotit. Například lze jako kritérium hodnocení hodnotit počet osob z cílové skupiny (zejm. OZP, dlouhodobě nezaměstnané osoby, osoby ve věku 55+ apod.), které dodavatel po dobu plnění veřejné zakázky zaměstná, s tím, že čím vice osob takto zaměstná, tím vice bodů v hodnocení získá.

Institut mimořádně nízké nabídkové ceny:

Důležité je také nepodcenit nabídkové ceny dodavatelů a nezapomenout využít institut mimořádně nízké nabídkové ceny. Ten je v zakázkové praxi obecně málo využíván, neboť jsou s ním na straně zadavatelů spojeny obavy a představy, že stejně nakonec bude třeba vše uznat, protože nebude dostatek argumentů pro vyloučení z důvodu nízké ceny. V oblasti úklidu jsou však nabízeny někdy ceny natolik pod reálnými hodnotami, že je možné určitého posunu dosáhnout. Ač je institut mimořádně nízké nabídkové ceny zakotven v právních předpisech již roky, podrobnější analýza nabídkové ceny ve skutečnosti bývá spíše vybočením ze zakázkové klasiky a dodavatelé bývají překvapeni, když se zadavatel nesmíří s vysvětlením, které nepřináší žádné konkrétno. Pevnější půdu pod nohami bude mít v této situaci zadavatel tehdy, seznámí-li dodavatele předem (tj. popíše-li svůj přístup v zadávací dokumentaci) s postupem, který bude ohledně mimořádně nízké nabídkové ceny následně aplikovat.

Další informace:

Tématu úklidových služeb se věnovala také pracovní snídaně, která se uskutečnila v říjnu roku 2019 na Ministerstvu práce a sociálních věcí. Informace o akci včetně odkazů na konkrétní veřejné zakázky naleznete zde.